문서관리체계
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정의
- 건설공사에서 발생하는 계약문서와 승인 문서, 설계도서와 검토 및 승인 문서, 각종 계획서와 검토·승인 문서, 인·허가 문서 등 광범위하고 다양한 문서의 작성, 접·발송, 분류, 활용, 관리를 위해 규정된 체계적인 규칙이며, 문서관리체계와 자료관리체계로 구분할 수 있다.
- - 문서관리체계 : 공문서(공부상 작성 또는 시행되는 모든 문서 및 매체기록 포함), 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 전자문서 등
- - 자료관리체계 : 계약문서, 설계도서, 각종 계획서 등 건설공사와 관련된 모든 자료
문서관리체계와 관련된 용어
- 문서 : 건설현장의 업무, 요건, 절차 또는 결과 등을 정의 및 기술하고 명시, 보고 또는 인증하는 서면 자료나 각종 그림 문서 등으로 정의할 수 있다. 건설현장의 문서는 각종 절차서, 과업지시서, 도면, 설계도서, 각종 계획서 및 보고자료 등을 포함한다.
- 자료관리실
- - 통합 자료관리실 : 공동도급사 내부 및 관련기관과의 문서 수발과 유지관리를 위하여 토합으로 운영하는 조직이나 시설을 의미한다.
- - 각 회사 자료관리실 : 건설현장과 관련된 기관이 기관 내부에서 문서관리체계를 위해 관리하고 운영하는 조직이나 시설을 의미한다.
- 관리본 문서 : 문서별 부여된 식별관리번호를 통해 배포, 회수 등 관리가 가능하고 개정본 또는 변경문서의 연결 관리가 가능함으로써 항상 최신현황으로 유지 및 관리되는 문서이다.
- 비관리본 문서 : 개정본 및 변경사항에 대하여 배포되지 않고 별개로 관리되는 문서이다.
- 대내문서 : 업무에 대한 협의 사항, 연락 등 건설현장과 사내부서 상호간 또는 본사 등과의 수발되는 문서를 의미한다.
- 대외문서 : 회사와 외부기관(관계기관, 발주청, 관련 행정기관 등)간에 수발되는 문서를 의미한다.
- 법규문서 : 건설현장에서 규정 및 기준화한 내부규정과, 일반인 관련 법규, 규칙, 지침 등 조직관리와 업무수행의 규범으로서 사용되는 문서를 포함한다.
- 공고문서 : 회람이나 광고와 같이 일정한 사항을 알리는 문서를 의미한다.
문서관리체계 중요성
- 문서분류 체계화의 목적은 문서의 식별·보관·검색의 효율화를 통해 보다 용이한 문서관리를 위한 것이다. [1]
- - 식별 : 분류체계 코드만으로 문서의 종류, 성격, 내용 구분
- - 보관 : 동일한 성격의 문서를 통합 보관하고, 보관장소를 별도 지정
- - 검색 : 분류체계에 의한 검색의 용이함
- 건설공사에 존재하는 다양한 이해관계자(발주청, 설계자, 건설사업관리기술자, 시공자, 유관기관 담당자, 민원인 등)간의 명확한 의사소통과 정보공유를 위해 기록, 문서의 관리 등은 반드시 체계적으로 수행할 수 있도록 해야 한다.
- 체계화된 문서관리를 통하여 이해관계자간의 업무의 신속성, 상호 정보의 이해도, 정확성 등을 향상시킬 수 있다.
- 또한 문서관리를 체계화 하는 것은 목적물 준공 이후의 유지관리시 건설공사 및 건설공사 목적물에 대한 이력을 손쉽게 확인할 수 있음으로써 문제 발생시에도 원인 규명 및 해결·개선점을 찾는데 큰 역할이 가능하다.
문서관리체계 업무 흐름도
- 건설현장에서 건설사업관리기술인은 정부사무관리규정을 적용하여 문서관리체계를 수립하고, 관련한 기본적 행정절차를 수립하여 업무를 수행할 수 있도록 한다.
- 문서분류체계는 발신기관-수신기관-발행연도-일련번호-서신형태 등의 순서로 수립한다.[2]
- 문서관리를 위해 아래와 같은 책임과 역할을 부여하여 운영한다.
구분 역할 사업관리 담당자 - 본사 처리 문서의 접수, 배포 등 관리
- 각 기관과의 수·발신 문서의 총괄 관리
현장 품질보증 담당자 - 통합 자료관리 담당 조직의 구성
- 문서관리 업무 수행 체계에 대한 확립
- 문서관리 관련 규정의 준수 여부 점검
- 통합 자료관리실 및 시스템의 조직 및 운영
- 현장의 문서관리 이행체계에 대한 품질 감독 수행
자료관리실 담당자 - 통합 자료관리실, 각 사 자료관리실의 운영 및 유지관리
- 자료관리실에서 운영되는 모든 문서의 접수, 식별, 배포, 대여, 보관 및 폐기 등 전반적 관리
- 발생하는 대내외 문서의 관리와 각종 자료의 문서화
- 현장에서의 관리본 문서, 비관리본 문서의 식별 및 관리 등
문서관리체계, 자료관리체계의 내용[3]
- 문서관리체계 : 분류 기준의 작성, 접수·송부 및 보관을 위한 문서관리체계를 수립. 또한 문서분류기준설정, 문서접수, 문서 송부·보관·색인 및 보안관리 등을 위한 문서관리 업무를 수행할 수 있는 체계로 구성됨
- 자료관리체계 : 도면, 설계자료 등의 자료 분류 기준 작성, 관리번호 부여 방법, 자료의 색인·보관, 열람·대출, 이관 및 폐기 등 공사현장의 관련 자료를 체계적 관리하기 위한 절차 및 내용
문서분류체계 기준
- 관리체계문서는 아래와 같이 세가지로 구분할 수 있으며 성격이 유사한 문서별로 문서의 색인을 구분하고, 관리하도록 한다.
- - 교신문서 : 건설사업과 관련하여 이해관계자, 기관간의 정보공유 및 의소소통을 위하여 주고 받는 문서로서 공문, 회의문서, 시행문, 통지·고지서 등의 공문서와 이메일, 팩시밀리 등과 같은 전자통신문서를 포함
- - 기록문서 : 건설현장의 업무수행일지(일일, 주간 등), 보고를 위한 관련 기록문서, 시공작업일보 등과 같은 기록문서
- - 자료문서 : 교신문서와, 기록문서를 제외한 설계도서, 계약관련 문서, 기술적 자료 등을 모두 의미
[참고] 시공 및 기록 관련도서의 구분
구분 상세 내용 시공 관련도서 - 공정표
- 공종별공정표 : 주간공정표 / 월간공정표
- 예정공정표 / 실시공정표 / 변경공정표
- 시공계획도
- 시공상세도
- 기자재 제작도 및 견본
기록 관련도서 - 공사재료 반입보고서, 검사보고서
- 공사사진
- 일부 시공보고서, 시공검사보고서
- 공사실행 상황보고서, 공사진도보고서(월보, 년도)
문서 작성 방법
- 문서 작성 기준은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정(행정안전부)」에 준하여 한다.
- - 아래 표에 명시된 이외의 내용의 항목 구분, 문서 내 상세 표기 방법, 서식 작성 방법 등은 관련 규정에서 확인 및 참고 할 수 있다.
구분 작성기준 용지 규격 및 글자 - 용지 : 가로 210mm, 세로 297mm(A4용지 규격), 흰색용지
- 글자 : 검은색 및 푸른색
문서 내용 - 글자 : 한글
- 숫자 : 아라비아 숫자
- 연호 : 서기연호, "쓰기" 미표기
- 일시 : 숫자표기 온점과 쌍점을 찍어 구분 ex) 2023. 7. 28. 10:00
문서 수정 - 수정전 글자가 보이도록 삭제 또는 수정하고, 수정 일시 표기, 수정한 자가 서명 또는 날인
- (시행문) 수정 일시 표기, 관인 날인
- (전자문서) 수정의 내용대로 재작성하여 결재, 필요시 기존 문서 보존
문서의 생산과 등록
- 문서의 생산과 등록 관련하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령(행정안전부)」제 20조 기록물의 등록을 참조할 수 있다.
- 문서관리를 위하여 건설현장에서는 아래와 같이 관련 목록, 대장을 작성하고 체계적으로 운영·관리하도록 한다. [4]
- 문서접수대장
- 문서배포목록
- 배부전
- 문서발송대장
- Contractor's Decument Transmittal
- 문서관리 담당자 서명 등록 대장
- 폐기문서 목록
- 문서 배포 요청서
- 문서 대여 목록
- 검토지연문서 목록
- 재제출 지연문서 목록
