문서관리체계

정의

• 건설공사에서 발생하는 계약문서와 승인 문서, 설계도서와 검토 및 승인 문서, 각종 계획서와 검토·승인 문서, 인·허가 문서 등 광범위하고 다양한 문서의 작성, 접·발송, 분류, 활용, 관리를 위해 규정된 체계적인 규칙이며, 문서관리체계와 자료관리체계로 구분할 수 있다.

- 문서관리체계 : 공문서(공부상 작성 또는 시행되는 모든 문서 및 매체기록 포함), 내부결재문서, 대내문서, 대외문서, 전자문서 등

- 자료관리체계 : 계약문서, 설계도서, 각종 계획서 등 건설공사와 관련된 모든 자료

문서관리체계와 관련된 용어

• 문서 : 건설현장의 업무, 요건, 절차 또는 결과 등을 정의 및 기술하고 명시, 보고 또는 인증하는 서면 자료나 각종 그림 문서 등으로 정의할 수 있다. 건설현장의 문서는 각종 절차서, 과업지시서, 도면, 설계도서, 각종 계획서 및 보고자료 등을 포함한다.
• 자료관리실

- 통합 자료관리실 : 공동도급사 내부 및 관련기관과의 문서 수발과 유지관리를 위하여 토합으로 운영하는 조직이나 시설을 의미한다.

- 각 회사 자료관리실 : 건설현장과 관련된 기관이 기관 내부에서 문서관리체계를 위해 관리하고 운영하는 조직이나 시설을 의미한다.

• 관리본 문서 : 문서별 부여된 식별관리번호를 통해 배포, 회수 등 관리가 가능하고 개정본 또는 변경문서의 연결 관리가 가능함으로써 항상 최신현황으로 유지 및 관리되는 문서이다.
• 비관리본 문서 : 개정본 및 변경사항에 대하여 배포되지 않고 별개로 관리되는 문서이다.
• 대내문서 : 업무에 대한 협의 사항, 연락 등 건설현장과 사내부서 상호간 또는 본사 등과의 수발되는 문서를 의미한다.
• 대외문서 : 회사와 외부기관(관계기관, 발주청, 관련 행정기관 등)간에 수발되는 문서를 의미한다.
• 법규문서 : 건설현장에서 규정 및 기준화한 내부규정과, 일반인 관련 법규, 규칙, 지침 등 조직관리와 업무수행의 규범으로서 사용되는 문서를 포함한다.
• 공고문서 : 회람이나 광고와 같이 일정한 사항을 알리는 문서를 의미한다.

문서관리체계 중요성

• 문서분류 체계화의 목적은 문서의 식별·보관·검색의 효율화를 통해 보다 용이한 문서관리를 위한 것이다.

- 식별 : 분류체계 코드만으로 문서의 종류, 성격, 내용 구분

- 보관 : 동일한 성격의 문서를 통합 보관하고, 보관장소를 별도 지정

- 검색 : 분류체계에 의한 검색의 용이함

• 건설공사에 존재하는 다양한 이해관계자(발주청, 설계자, 건설사업관리기술자, 시공자, 유관기관 담당자, 민원인 등)간의 명확한 의사소통과 정보공유를 위해 기록, 문서의 관리 등은 반드시 체계적으로 수행할 수 있도록 해야 한다.
• 체계화된 문서관리를 통하여 이해관계자간의 업무의 신속성, 상호 정보의 이해도, 정확성 등을 향상시킬 수 있다.
• 또한 문서관리를 체계화 하는 것은 목적물 준공 이후의 유지관리시 건설공사 및 건설공사 목적물에 대한 이력을 손쉽게 확인할 수 있음으로써 문제 발생시에도 원인 규명 및 해결·개선점을 찾는데 큰 역할이 가능하다.

문서관리체계 업무 흐름도

• 건설현장에서 건설사업관리기술인은 정부사무관리규정을 적용하여 문서관리체계를 수립하고, 관련한 기본적 행정절차를 수립하여 업무를 수행할 수 있도록 한다.
• 문서분류체계는 발신기관-수신기관-발행연도-일련번호-서신형태 등의 순서로 수립한다.
  

  문서관리체계 업무 흐름도(출처 : 건설기술정보시스템 도로구조물분야 통합건설사업관리용역 건설사업관리 - 문서관리체계)

• 문서관리를 위해 아래와 같은 책임과 역할을 부여하여 운영한다.

구분	역할
사업관리 담당자	본사 처리 문서의 접수, 배포 등 관리 각 기관과의 수·발신 문서의 총괄 관리
현장 품질보증 담당자	통합 자료관리 담당 조직의 구성 문서관리 업무 수행 체계에 대한 확립 문서관리 관련 규정의 준수 여부 점검 통합 자료관리실 및 시스템의 조직 및 운영 현장의 문서관리 이행체계에 대한 품질 감독 수행
자료관리실 담당자	통합 자료관리실, 각 사 자료관리실의 운영 및 유지관리 자료관리실에서 운영되는 모든 문서의 접수, 식별, 배포, 대여, 보관 및 폐기 등 전반적 관리 발생하는 대내외 문서의 관리와 각종 자료의 문서화 현장에서의 관리본 문서, 비관리본 문서의 식별 및 관리 등

문서관리체계, 자료관리체계의 내용

• 문서관리체계 : 분류 기준의 작성, 접수·송부 및 보관을 위한 문서관리체계를 수립. 또한 문서분류기준설정, 문서접수, 문서 송부·보관·색인 및 보안관리 등을 위한 문서관리 업무를 수행할 수 있는 체계로 구성됨
• 자료관리체계 : 도면, 설계자료 등의 자료 분류 기준 작성, 관리번호 부여 방법, 자료의 색인·보관, 열람·대출, 이관 및 폐기 등 공사현장의 관련 자료를 체계적 관리하기 위한 절차 및 내용

문서분류체계 기준

• 관리체계문서는 아래와 같이 세가지로 구분할 수 있으며 성격이 유사한 문서별로 문서의 색인을 구분하고, 관리하도록 한다.

- 교신문서 : 건설사업과 관련하여 이해관계자, 기관간의 정보공유 및 의소소통을 위하여 주고 받는 문서로서 공문, 회의문서, 시행문, 통지·고지서 등의 공문서와 이메일, 팩시밀리 등과 같은 전자통신문서를 포함

- 기록문서 : 건설현장의 업무수행일지(일일, 주간 등), 보고를 위한 관련 기록문서, 시공작업일보 등과 같은 기록문서

- 자료문서 : 교신문서와, 기록문서를 제외한 설계도서, 계약관련 문서, 기술적 자료 등을 모두 의미

[참고] 시공 및 기록 관련도서의 구분

구분	상세 내용
시공 관련도서	공정표 - 공종별공정표 : 주간공정표 / 월간공정표 - 예정공정표 / 실시공정표 / 변경공정표 시공계획도 시공상세도 기자재 제작도 및 견본
기록 관련도서	공사재료 반입보고서, 검사보고서 공사사진 일부 시공보고서, 시공검사보고서 공사실행 상황보고서, 공사진도보고서(월보, 년도)

문서 작성 방법

• 문서 작성 기준은 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정(행정안전부)」에 준하여 한다.

- 아래 표에 명시된 이외의 내용의 항목 구분, 문서 내 상세 표기 방법, 서식 작성 방법 등은 관련 규정에서 확인 및 참고 할 수 있다.

구분	작성기준
용지 규격 및 글자	용지 : 가로 210mm, 세로 297mm(A4용지 규격), 흰색용지 글자 : 검은색 및 푸른색
문서 내용	글자 : 한글 숫자 : 아라비아 숫자 연호 : 서기연호, "쓰기" 미표기 일시 : 숫자표기 온점과 쌍점을 찍어 구분 ex) 2023. 7. 28. 10:00
문서 수정	수정전 글자가 보이도록 삭제 또는 수정하고, 수정 일시 표기, 수정한 자가 서명 또는 날인 (시행문) 수정 일시 표기, 관인 날인 (전자문서) 수정의 내용대로 재작성하여 결재, 필요시 기존 문서 보존

문서의 생산과 등록

• 문서의 생산과 등록 관련하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령(행정안전부)」제 20조 기록물의 등록을 참조할 수 있다.
• 문서관리를 위하여 건설현장에서는 아래와 같이 관련 목록, 대장을 작성하고 체계적으로 운영·관리하도록 한다.

1. 문서접수대장
2. 문서배포목록
3. 배부전
4. 문서발송대장
5. Contractor's Decument Transmittal
6. 문서관리 담당자 서명 등록 대장
7. 폐기문서 목록
8. 문서 배포 요청서
9. 문서 대여 목록
10. 검토지연문서 목록
11. 재제출 지연문서 목록

관련규정

• 건설공사 사업관리방식 검토기준 및 업무수행지침(국토교통부)
• 행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정(행정안전부)
• 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령(행정안전부)

관련용어

• 설계도서관리
• 기록물관리